こんにちは、経理課の高山です。
みなさんは、ファイルやフォルダをどのように管理していますか？
フォルダの構成やファイル名の付け方など、何らかの自分ルールで行っていると思います。
今回は、最近、自分が実績していて良いかも？と思うファイルの整理整頓手法をご紹介致します。
◆この手法の流れ
１．デスクトップまたは、ファイルの保管場所に「プロジェクト」と「アーカイブ」というフォルダを作成する。
２．プロジェクトフォルダの中に、進行中の課題に関連するファイルを保管する課題フォルダを作成する。
※自分の例では、「ワールド合併」「派遣新システム」などの課題フォルダを作成
３．作成した資料は、関連する課題フォルダの中に保存しますが、ファイルの名前の付け方が超重要です。
後から自分がファイルを探す際に、どんなキーワードで探すかイメージして名前を付けます。
※自分の例では、
201509_予算実績対比表_派遣事業.pdf
20151215_ダイワ_FAX送付案内.xlsx
作成した年月や、送り先名、資料の名前など、自分が探しそうなキーワードをちりばめてファイル名にしています。
４．ファイルを検索して、開く。
プロジェクト、アーカイブのフォルダを開くと検索欄があるので、探したいファイルのキーワードを入れて検索する。
検索されたファイルから目的のファイルを開く。
５．課題が完了したら、課題フォルダごとアーカイブフォルダに移動する。
※例えば、ワールドの合併業務が完了したら、「ワールド合併」フォルダごとアーカイブフォルダに移動する。
※課題が完了するごとに課題フォルダをアーカイブフォルダに移動するため、プロジェクトフォルダには進行中の課題フォルダしか残りません。
この手法の良いところは、目的のファイルを自分で探さず、パソコンに探させることによって、探す時間を大幅に短縮できる事です。
今までは、フォルダを大分類、中分類、小分類、、、と細かくフォルダを分けて保管し、ファイルを探す時はフォルダを順番に掘りながら探していました。
どこに保存したか思い出せなかったり、見つからなかったりと探すことに無駄な時間を使っていました。
今は、この手法を使うようになって、ファイル名さえしっかりしていればすぐに見つかるので、ファイル管理が楽になりました。
もし良ければ、お試しください。
